, GlobeNewswire
American Express und A.T. Kearney: Europas Unternehmen bekommen Verwaltungskosten für Geschäftsreisen nicht in den Griff
Studie "European Expense Management 2008" deckt geringe Sparerfolge
seit 2003 auf und ermittelt die besten Methoden zur Kostensenkung
Frankfurt, 12. Juni 2008 - Die indirekten Reisekosten für
Reiseplanung, -buchung und -abrechnung bleiben ein Kostengrab in
Europas Unternehmen. 1997 betrugen sie 8 Prozent der direkten
Geschäftsreisekosten für Flüge, Unterkunft und Verpflegung; 2003
waren es noch 5,6 Prozent. Heute sind es 4,6 Prozent, zeigt die
Studie "European Expense Management 2008" von American Express und
der Unternehmensberatung A.T. Kearney. Die 66 befragten
Gesellschaften haben sich damit im Schnitt nur marginal verbessert.
Sparpotenziale durch Reiserichtlinien, Automatisierung sowie
einheitliche Zahlungswege mit Firmenkreditkarteneinsatz bleiben
häufig ungenutzt. Die besten Unternehmen haben ihre indirekten
Reisekosten damit auf 2,1 Prozent der Reiseausgaben gesenkt.
Europäische Großunternehmen geben pro Mitarbeiter 323 Euro jährlich
für die Verwaltung von Geschäftsreisen aus. Bei den sparsamsten
Studienteilnehmern betragen die indirekten Kosten für jeden Reisenden
nur 147 Euro; das sind 54 Prozent weniger. Die besten Firmen erzielen
dadurch eine Ersparnis von 25 Euro pro ausgegebenen 1.000 Euro. Am
anderen Ende der Skala haben jedoch einige Gesellschaften enormen
Nachholbedarf: Sie geben bis zu 34 Prozent der direkten
Geschäftsreisekosten für interne Prozesse aus. Das heißt, für
Reiseleistungen im Wert von 1.000 Euro fallen zusätzlich 340 Euro für
die Abwicklung an.
Reiseplanung und -abrechnung besonders teuer
"Viele Unternehmen machen ihre Hausaufgaben nicht und befassen sich
zu wenig mit dem Sparpotenzial bei den indirekten Reisekosten. Dabei
ist dieses Problem seit langem bekannt," sagt Thomas Nau, Vice
President Firmenkreditkartengeschäft Zentraleuropa von American
Express. "Von den kosteneffizientesten Unternehmen lernen heißt,
interne Abläufe zu verschlanken. Die zentralen Prozesse im
Reisemanagement sind Planung, Buchung, Bar-Vorschüsse, zentrale
Rechnungsstellung sowie Kostenabrechnung. Wer hier seine Kosten senkt
und sich an den Besten orientiert, spart 47 bis 87 Prozent", so Nau.
Für drei Viertel der indirekten Reisekosten seien allein die
Reiseplanung und Abrechung verantwortlich.
Richtlinien senken Kosten spürbar
Die Einführung von Reiserichtlinien ist ein bedeutender Schritt, um
Kosten zu reduzieren: Laut Studie haben fast neun von zehn
Gesellschaften (88 Prozent) einheitliche Regeln eingeführt. 85
Prozent davon haben Grenzen für sämtliche Ausgabenkategorien
definiert.
Beispielsweise hat fast jeder dieser Betriebe (99 Prozent) Regelungen
für Handykosten aufgestellt. Am wenigsten verbreitet sind
Vorschriften für Hotelkosten, die es in 71 Prozent der Unternehmen
mit Reiserichtlinien gibt. Je detaillierter die Vorschriften, desto
größer die Sparpotenziale: Unternehmen mit besonders strengen
Regelungen haben durchschnittlich 41 Prozent ihrer indirekten
Reisekosten eingespart.
Die Unternehmen wenden viele Maßnahmen an, um Einsparungen zu
realisieren: Am weitesten verbreitet sind der Einkauf bei bevorzugten
Partnern (89 Prozent), die Genehmigung von Reisekosten im Vorhinein
(85 Prozent) sowie die Zusammenarbeit mit Reisebüros. Die
Automatisierung der Reisekostenverwaltung deckt Verstöße gegen die
Richtlinien auf, aber nur 21 Prozent der Unternehmen üben hierüber
Kontrolle aus. 73 Prozent der Firmen führen Rechnungsprüfungen durch
- jedoch erst, nachdem das Geld ausgegeben wurde. Eine weitere Option
sind Stichprobenkontrollen, um Ausgaben zu erkennen, die gegen die
unternehmenseigenen Reiserichtlinien verstoßen.
Outsourcing und Shared Servicecenter senken indirekte Reisekosten
Erstmals untersuchte A.T. Kearney, wie sich alternative Modelle
(Outsourcing, Shared Servicecenter und Offshoring) auf die indirekten
Reisekosten auswirken. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen
(59 Prozent) organisieren einzelne Aufgaben zur Reisekostenverwaltung
in Shared Servicecentern und 45 Prozent lagern sogar teilweise
Prozesse aus.
Seit der Vorgängerstudie von 2003 ist der Anteil der Unternehmen, die
über eine zentrale Kostenerfassung und -abrechnung verfügen, von 83
auf 90 Prozent gestiegen. 44 Prozent von ihnen beauftragen hiermit
ein Shared Servicecenter. Hier lassen sich nennenswerte Einsparungen
erzielen: sie betragen pro zentral erfasster Transaktion bis zu 44
Prozent.
Der Anteil der Gesellschaften, die ihre zentrale Kostenerfassung
mittels eines Systems für standardisierte Zahlungswege eingeführt
haben, verdoppelte sich in den vergangenen fünf Jahren von 19 auf 41
Prozent. Rund ein Drittel der Unternehmen (32 Prozent) lässt auch die
Reisekostenerstattung über ein Shared Servicecenter abwickeln - und
drückt die Kosten hierfür von 7,75 Euro auf 2,38 Euro, was einem
Rückgang von 68 Prozent entspricht.
Insgesamt verlagern 23 Prozent der Unternehmen bestimmte Tätigkeiten
ins Ausland; besonders nach Indien, Polen und Irland. Allerdings
gaben 17 Prozent der befragten Betriebe an, dass sie einzelne
ausgelagerte Tätigkeiten an externe Serviceanbieter nun wieder im
eigenen Hause erledigen. Gründe sind die Enttäuschung über die
Servicequalität sowie die Prüfung der anfänglichen Kostenvorteile.
Durch Automatisierung Einsparungen erzielen
Die Automatisierung von Aufgaben rund um die Reisekostenverwaltung,
beispielsweise die Einführung eines Warenwirtschaftssystems, wird
immer wichtiger. Dadurch lassen sich die Kosten pro Vorgang im
Durchschnitt halbieren. In den Firmen mit den besten Ergebnissen sind
Personal- und Rechnungswesen über die Systeme zur automatischen
Reisekosten
erstattung vernetzt. Etwa jedes zweite Unternehmen (2008: 47 Prozent,
2003: 27 Prozent) verwendet bei der Reisekostenabrechnung die Daten
von Firmenkreditkarten; diese werden herunter geladen und in interne
Systeme eingespeist.
Die Technisierung hat auch die Reisebuchungsprozesse signifikant
verbessert. Kostensenkungen gehen seit 2003 insbesondere auf
verbesserte Suchmöglichkeiten im Internet und Online-Buchungen
zurück. 59 Prozent der Unternehmen ermöglichen automatische
Buchungen. Als beste Methode erweist sich dabei, wenn Unternehmen
bestehende Bewilligungsverfahren vor Reiseantritt abschaffen und
diese in ein Online-Buchungssystem implementieren oder einem
Reisebüro übertragen.
Über die Studie
Für die Studie von American Express und A.T. Kearney wurden die
Geschäftsreiseausgaben von 66 großen europäischen Unternehmen (davon
11 aus Deutschland) aus unterschiedlichen Branchen analysiert. Diese
Unternehmen geben insgesamt 2,6 Milliarden Euro pro Jahr für die
Reisen ihrer Beschäftigten aus. Rund 85 Millionen Euro dieses Betrags
entfallen auf die Verwaltung und die Abrechnung dieser Kosten.
Bei Interesse können Sie die gesamte Studie bei Karolin Sulzer unter
kas@fischerappeltziegler.de oder Tel. 069-427 26 16-816 anfordern.
Kontakt:
American Express International, Inc.
Ursula Hellstern,
Pressesprecherin
Theodor-Heuss-Allee 112
60486 Frankfurt am Main
Fax: +49 69 / 97 97 - 29 19 / Tel: +49 69 / 97 97 - 23 32
E-Mail: Ursula.E.Hellstern@aexp.com
View document
seit 2003 auf und ermittelt die besten Methoden zur Kostensenkung
Frankfurt, 12. Juni 2008 - Die indirekten Reisekosten für
Reiseplanung, -buchung und -abrechnung bleiben ein Kostengrab in
Europas Unternehmen. 1997 betrugen sie 8 Prozent der direkten
Geschäftsreisekosten für Flüge, Unterkunft und Verpflegung; 2003
waren es noch 5,6 Prozent. Heute sind es 4,6 Prozent, zeigt die
Studie "European Expense Management 2008" von American Express und
der Unternehmensberatung A.T. Kearney. Die 66 befragten
Gesellschaften haben sich damit im Schnitt nur marginal verbessert.
Sparpotenziale durch Reiserichtlinien, Automatisierung sowie
einheitliche Zahlungswege mit Firmenkreditkarteneinsatz bleiben
häufig ungenutzt. Die besten Unternehmen haben ihre indirekten
Reisekosten damit auf 2,1 Prozent der Reiseausgaben gesenkt.
Europäische Großunternehmen geben pro Mitarbeiter 323 Euro jährlich
für die Verwaltung von Geschäftsreisen aus. Bei den sparsamsten
Studienteilnehmern betragen die indirekten Kosten für jeden Reisenden
nur 147 Euro; das sind 54 Prozent weniger. Die besten Firmen erzielen
dadurch eine Ersparnis von 25 Euro pro ausgegebenen 1.000 Euro. Am
anderen Ende der Skala haben jedoch einige Gesellschaften enormen
Nachholbedarf: Sie geben bis zu 34 Prozent der direkten
Geschäftsreisekosten für interne Prozesse aus. Das heißt, für
Reiseleistungen im Wert von 1.000 Euro fallen zusätzlich 340 Euro für
die Abwicklung an.
Reiseplanung und -abrechnung besonders teuer
"Viele Unternehmen machen ihre Hausaufgaben nicht und befassen sich
zu wenig mit dem Sparpotenzial bei den indirekten Reisekosten. Dabei
ist dieses Problem seit langem bekannt," sagt Thomas Nau, Vice
President Firmenkreditkartengeschäft Zentraleuropa von American
Express. "Von den kosteneffizientesten Unternehmen lernen heißt,
interne Abläufe zu verschlanken. Die zentralen Prozesse im
Reisemanagement sind Planung, Buchung, Bar-Vorschüsse, zentrale
Rechnungsstellung sowie Kostenabrechnung. Wer hier seine Kosten senkt
und sich an den Besten orientiert, spart 47 bis 87 Prozent", so Nau.
Für drei Viertel der indirekten Reisekosten seien allein die
Reiseplanung und Abrechung verantwortlich.
Richtlinien senken Kosten spürbar
Die Einführung von Reiserichtlinien ist ein bedeutender Schritt, um
Kosten zu reduzieren: Laut Studie haben fast neun von zehn
Gesellschaften (88 Prozent) einheitliche Regeln eingeführt. 85
Prozent davon haben Grenzen für sämtliche Ausgabenkategorien
definiert.
Beispielsweise hat fast jeder dieser Betriebe (99 Prozent) Regelungen
für Handykosten aufgestellt. Am wenigsten verbreitet sind
Vorschriften für Hotelkosten, die es in 71 Prozent der Unternehmen
mit Reiserichtlinien gibt. Je detaillierter die Vorschriften, desto
größer die Sparpotenziale: Unternehmen mit besonders strengen
Regelungen haben durchschnittlich 41 Prozent ihrer indirekten
Reisekosten eingespart.
Die Unternehmen wenden viele Maßnahmen an, um Einsparungen zu
realisieren: Am weitesten verbreitet sind der Einkauf bei bevorzugten
Partnern (89 Prozent), die Genehmigung von Reisekosten im Vorhinein
(85 Prozent) sowie die Zusammenarbeit mit Reisebüros. Die
Automatisierung der Reisekostenverwaltung deckt Verstöße gegen die
Richtlinien auf, aber nur 21 Prozent der Unternehmen üben hierüber
Kontrolle aus. 73 Prozent der Firmen führen Rechnungsprüfungen durch
- jedoch erst, nachdem das Geld ausgegeben wurde. Eine weitere Option
sind Stichprobenkontrollen, um Ausgaben zu erkennen, die gegen die
unternehmenseigenen Reiserichtlinien verstoßen.
Outsourcing und Shared Servicecenter senken indirekte Reisekosten
Erstmals untersuchte A.T. Kearney, wie sich alternative Modelle
(Outsourcing, Shared Servicecenter und Offshoring) auf die indirekten
Reisekosten auswirken. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen
(59 Prozent) organisieren einzelne Aufgaben zur Reisekostenverwaltung
in Shared Servicecentern und 45 Prozent lagern sogar teilweise
Prozesse aus.
Seit der Vorgängerstudie von 2003 ist der Anteil der Unternehmen, die
über eine zentrale Kostenerfassung und -abrechnung verfügen, von 83
auf 90 Prozent gestiegen. 44 Prozent von ihnen beauftragen hiermit
ein Shared Servicecenter. Hier lassen sich nennenswerte Einsparungen
erzielen: sie betragen pro zentral erfasster Transaktion bis zu 44
Prozent.
Der Anteil der Gesellschaften, die ihre zentrale Kostenerfassung
mittels eines Systems für standardisierte Zahlungswege eingeführt
haben, verdoppelte sich in den vergangenen fünf Jahren von 19 auf 41
Prozent. Rund ein Drittel der Unternehmen (32 Prozent) lässt auch die
Reisekostenerstattung über ein Shared Servicecenter abwickeln - und
drückt die Kosten hierfür von 7,75 Euro auf 2,38 Euro, was einem
Rückgang von 68 Prozent entspricht.
Insgesamt verlagern 23 Prozent der Unternehmen bestimmte Tätigkeiten
ins Ausland; besonders nach Indien, Polen und Irland. Allerdings
gaben 17 Prozent der befragten Betriebe an, dass sie einzelne
ausgelagerte Tätigkeiten an externe Serviceanbieter nun wieder im
eigenen Hause erledigen. Gründe sind die Enttäuschung über die
Servicequalität sowie die Prüfung der anfänglichen Kostenvorteile.
Durch Automatisierung Einsparungen erzielen
Die Automatisierung von Aufgaben rund um die Reisekostenverwaltung,
beispielsweise die Einführung eines Warenwirtschaftssystems, wird
immer wichtiger. Dadurch lassen sich die Kosten pro Vorgang im
Durchschnitt halbieren. In den Firmen mit den besten Ergebnissen sind
Personal- und Rechnungswesen über die Systeme zur automatischen
Reisekosten
erstattung vernetzt. Etwa jedes zweite Unternehmen (2008: 47 Prozent,
2003: 27 Prozent) verwendet bei der Reisekostenabrechnung die Daten
von Firmenkreditkarten; diese werden herunter geladen und in interne
Systeme eingespeist.
Die Technisierung hat auch die Reisebuchungsprozesse signifikant
verbessert. Kostensenkungen gehen seit 2003 insbesondere auf
verbesserte Suchmöglichkeiten im Internet und Online-Buchungen
zurück. 59 Prozent der Unternehmen ermöglichen automatische
Buchungen. Als beste Methode erweist sich dabei, wenn Unternehmen
bestehende Bewilligungsverfahren vor Reiseantritt abschaffen und
diese in ein Online-Buchungssystem implementieren oder einem
Reisebüro übertragen.
Über die Studie
Für die Studie von American Express und A.T. Kearney wurden die
Geschäftsreiseausgaben von 66 großen europäischen Unternehmen (davon
11 aus Deutschland) aus unterschiedlichen Branchen analysiert. Diese
Unternehmen geben insgesamt 2,6 Milliarden Euro pro Jahr für die
Reisen ihrer Beschäftigten aus. Rund 85 Millionen Euro dieses Betrags
entfallen auf die Verwaltung und die Abrechnung dieser Kosten.
Bei Interesse können Sie die gesamte Studie bei Karolin Sulzer unter
kas@fischerappeltziegler.de oder Tel. 069-427 26 16-816 anfordern.
Kontakt:
American Express International, Inc.
Ursula Hellstern,
Pressesprecherin
Theodor-Heuss-Allee 112
60486 Frankfurt am Main
Fax: +49 69 / 97 97 - 29 19 / Tel: +49 69 / 97 97 - 23 32
E-Mail: Ursula.E.Hellstern@aexp.com
View document
Relevante Links: American Express Company